Recruitment is geen onderbuikvak. Het is een proces waarin keuzes, impact en rendement samenkomen. Maar toch blijven veel recruitmentafdelingen hangen in output zonder inzicht. En dat komt omdat we te vaak sturen zonder richting of meten zonder structuur.
Als je recruitment écht strategisch wilt maken, begint dat bij het meetbaar maken van je prestaties. Met kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) die laten zien wat je toevoegt aan de organisatie. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor je interne klant.
KPI ≠ willekeurige meetwaarde
Een KPI is meer dan een willekeurig getal. Het is een numerieke uitdrukking van een prestatie op een onderliggend prestatiegebied. Denk aan: kwaliteit, doorlooptijd, service, kosten, ervaring of inspanning. Pas als je die waarden meetbaar maakt, kun je doelen stellen, resultaten volgen en gericht verbeteren.
Let op: een KPI is alleen bruikbaar als hij:
Valide is (hij meet wat je wilt weten)
Dynamisch is (er zit beweging in)
Specifiek is (geen vage gemiddelden)
Beïnvloedbaar is (je kunt er zelf iets aan doen)
En aanvaardbaar is (door jou én de business erkend)
Deze zes KPI’s maken het verschil
De klantwaarde van recruitment verdeel je in vier waardelagen: best fit, tijdigheid, servicekwaliteit en kosten/inspanning. Bij elk gebied hoort een KPI die je strategisch inzicht geeft. Dit zijn de zes die ertoe doen:
1. Quality of hire (QoH)
Meet het percentage nieuwe medewerkers dat in het eerste jaar succesvol functioneert.
Formule:
(Totaal aantal nieuwe medewerkers – exits & underperformers in jaar 1) / totaal aantal nieuwe medewerkers
Waarom jaar 1? Omdat de impact van recruitment dan nog maximaal is. Latere uitstroom kan door reorganisaties, cultuurverandering of andere invloeden ontstaan.
2. Fill rate
Meet de gemiddelde doorlooptijd om een vacature te vervullen, in werkdagen.
Beginpunt = akkoord op werving
Eindpunt = acceptatie aanbod door kandidaat
Een lage fill rate betekent minder openstaande vacatures, minder druk op teams en snellere onboarding. Vergeet niet: alleen werkdagen tellen, in het weekend werk je niet.
3. Service quality rate
Laat zien hoe tevreden de interne klant is over het proces.
Meetmethode: Net Promoter Score (NPS)
Vraag: “Hoe waarschijnlijk is het dat je onze dienstverlening aanbeveelt?”
NPS geeft je niet alleen een score, maar ook inzicht in verbeterpunten. En: hoe beter je service, hoe vaker je als partner wordt gezien in plaats van uitvoerder.
4. Candidate experience rate
Toont hoe kandidaten jouw sollicitatieproces ervaren.
Ook hier: NPS
Vraag: “Hoe waarschijnlijk is het dat je deze sollicitatie-ervaring aanbeveelt?”
Zeker in krappe markten is ervaring een bepalende factor. Kandidaten die zich serieus genomen voelen, komen sneller terug, of tippen anderen.
5. Cost per hire
Berekent wat het gemiddeld kost om één nieuwe medewerker aan te nemen.
Formule:
Totale kosten recruitment / aantal hires
Denk aan: salarissen, tools, bureaus, campagnes, assessments
Let op: neem alleen de kosten mee die écht toerekenbaar zijn. En stem af met Finance, dat voorkomt verrassingen.
6. Effort per hire
Meet de tijdsinspanning van de organisatie (buiten recruitment/HR) per aangenomen medewerker.
Voorbeeld: 3 interviews van 1 uur + intake + afstemming = 5 uur
Meet alle tijd van managers, teamleden, beoordelaars
Deze KPI helpt je om processen leaner te maken en laat zien of je organisatie efficiënt omgaat met haar tijd.
Van meten naar sturen
Een KPI is pas krachtig als je er iets mee doet. Gebruik je KPI’s om:
Doelen te stellen (wat is een gezonde fill rate?)
Trendanalyses te maken (daalt de QoH?)
Oorzaken te onderzoeken (waarom stijgen de kosten?)
Besluiten te onderbouwen (extra budget, minder stappen, andere tooling)
En vooral: deel je inzichten. Met de business, met je team, met HR. Zodat recruitment van een uitvoerende eenheid verandert in een datagedreven partner.
Wil je leren hoe je deze KPI’s implementeert in je recruitmentproces en hoe je de juiste data verzamelt, analyseert en presenteert? Bekijk dan het opleidingsaanbod van Talentcraft en maak de stap van onderbuik naar onderbouwd.