Recruiters die zichzelf serieus nemen, kijken verder dan alleen de vacature die vandaag ingevuld moet worden. Ze stellen zich de vraag: voor wie werk ik eigenlijk? Niet in algemene termen, maar concreet: wie zijn mijn klanten, waar zitten ze in de organisatie, en wat staat me straks te wachten?
Want wie zijn klant kent, is beter voorbereid, werkt proactief en positioneert zichzelf als businesspartner — niet als vacatureverwerker. Tijd om klantmanagement binnen recruitment structureel aan te pakken.
Wat is een ‘klant’ in recruitment?
In recruitment is een klant niet degene die ‘betaalt’, maar degene die gebruikmaakt van je dienstverlening. Binnen organisaties zijn dat:
Alle personen die een team aansturen
En dus potentieel een vacaturevraag kunnen hebben
Dat kunnen directeuren, teamleiders of afdelingshoofden zijn. Maar geen procesmanagers zonder mensen in hun span of control. Belangrijk dus om hier scherp onderscheid in te maken.
Waarom klantidentificatie essentieel is
Veel recruiters werken transactioneel: pas als er een vacature komt, gaan ze in gesprek. Maar dat is eigenlijk te laat. Door vóóraf te weten:
Wie jouw klanten zijn
Waar ze zitten binnen de organisatie
Wat hun verwachte vacaturebehoefte is
…kun je je dienstverlening veel beter organiseren. Denk aan tijdsplanning, doelgroepkennis, arbeidsmarktanalyse of contentvoorbereiding.
Zo identificeer je je klanten slim
Vraag HR om een lijst van leidinggevenden
Dit geeft je snel inzicht in je potentiële klanten per organisatieonderdeel.Koppel klanten aan jouw verantwoordelijkheidsgebied
Zeker in grotere organisaties is het handig om dit per recruiter te splitsen.Breng in kaart waar deze klanten zitten
Bedien je IT, Finance of Operations? Dan weet je ook welke doelgroepen en profielen je mag verwachten.Kijk naar het verleden voor voorspelkracht
Managers met structurele vacaturevraag (bijv. callcenter) vragen meer aandacht dan managers met zelden een vacature (bijv. financecontroller).Analyseer teamgrootte
Hoe groter het team, hoe groter de kans op verloop en dus op vacaturevraag.
Businessanalyse: begrijp de context, niet alleen de functie
Recruiters die alleen vragen naar functie-eisen, missen de helft van het verhaal. Want selectie, werving én matching draaien om context.
Wat wil je weten?
Wat doet de afdeling?
Wat zijn de doelstellingen voor komend jaar?
Waar zit de groei of krimp?
Welke processen en systemen zijn van belang?
Deze analyse hoef je niet pas te doen als de vacature er is. Idealiter voer je hem proactief uit en leg je hem vast in een kort overzicht (half A4 is vaak al voldoende).
Stakeholders: niet je klant, wél invloed
Naast je klanten heb je ook stakeholders. Dat zijn personen binnen of buiten de organisatie die geen vacaturevraag hebben, maar wél invloed op jouw werk.
Voorbeelden:
HR-collega’s die betrokken zijn bij intakes of onboarding
Communicatieafdelingen die eisen stellen aan stijl of inhoud
Kandidaten die een beleving hebben van jouw proces
Medewerkers die via referral bijdragen aan je vacatures
Externe bureaus die tools, teksten of kandidaten aanleveren
Overheid die via wet- en regelgeving invloed uitoefent (bijv. AVG)
Goede stakeholderanalyse maakt risico’s inzichtelijk vóórdat ze zich voordoen. Zo voorkom je verrassingen in je proces.
Maak een klant- en stakeholdermap
Een eenvoudige maar krachtige tool: de klant- en stakeholdermap. Deze bevat:
Een overzicht van al je klanten (leidinggevenden met vacaturepotentieel)
Een overzicht van je stakeholders (interne en externe spelers met invloed)
Gebruik hiervoor een Excel of template waarin je aangeeft:
Naam / rol
Afdeling / locatie
Verwachte vraag (frequentie / type vacatures)
Belangrijke kenmerken of risico’s
Zo ontstaat er grip — én een gedeeld beeld binnen je recruitmentteam.
Van procesreactie naar businesspartner
Recruiters die dit goed inrichten, maken een duidelijke transitie:
Van ad-hoc naar voorbereid
Van reactief naar adviserend
Van uitvoerder naar strategisch partner
En dat maakt het verschil als je echt werk wilt maken van recruitment als vak én als serieuze interne dienstverlener.
Wil je leren hoe je klant- en stakeholdermanagement inzet voor meer regie, betere voorbereiding en hogere kwaliteit van je recruitmentproces? Bekijk dan het opleidingsaanbod van Talentcraft en maak van elke intake een strategisch gesprek.