Het recruitmentproces kan nog zo goed ontworpen zijn, als niet duidelijk is wie wat doet, gaat het alsnog mis. Want zodra meerdere mensen betrokken zijn, ontstaan er misverstanden. Wie schrijft de vacaturetekst? Wie start de campagne? Wie belt de kandidaat terug?
Zonder heldere verantwoordelijkheden raken activiteiten tussen wal en schip. Resultaat: vertraging, frustratie en een rammelend proces. Gelukkig is er een eenvoudige methode om dat te voorkomen: de RACI-methode.
Rollen koppelen aan activiteiten: waarom het vaak spaak loopt
Een recruitmentproces bestaat uit tientallen activiteiten die door verschillende mensen worden uitgevoerd:
De recruiter die de vacaturetekst opstelt
De vacaturehouder die input geeft
HR die het contract uitstuurt
De recruitment marketeer die een campagne opzet
Als het niet expliciet is wie welke taak op zich neemt, ontstaan aannames. De recruiter denkt dat de manager de vacaturetekst schrijft, de manager denkt dat recruitment het doet en niemand doet het. Met alle gevolgen van dien.
Daarom is het cruciaal om per activiteit te bepalen wie verantwoordelijk is, wie het eindresultaat bewaakt, wie ondersteunt en wie geïnformeerd moet worden.
De RACI-methode: structuur aanbrengen in je proces
RACI is een methode uit projectmanagement die je helpt om verantwoordelijkheden helder toe te wijzen. Het acroniem staat voor:
Responsible – wie voert de activiteit uit?
Accountable – wie is eindverantwoordelijk voor het resultaat?
Consulted – wie levert inhoudelijke input of goedkeuring?
Informed – wie moet op de hoogte worden gehouden?
Door deze rollen toe te wijzen aan elke activiteit in het proces, breng je helderheid en voorkom je blinde vlekken.
Voorbeeld: vacaturetekst schrijven
Stel je kijkt naar de activiteit ‘vacaturetekst schrijven’:
Responsible: vacaturehouder (die levert de eerste versie)
Accountable: recruiter (die bewaakt de kwaliteit en timing)
Consulted: recruitment marketeer (voor input op tone of voice)
Informed: backoffice (moet weten wanneer de vacature live gaat)
Deze verdeling maakt voor iedereen duidelijk wie wat moet doen én voorkomt dat werk blijft liggen.
Kies de juiste persoon: beschikbaar én geschikt
Bij het toekennen van rollen kijk je naar twee criteria:
Is iemand beschikbaar?
Heeft de medewerker tijd en ruimte om de taak op zich te nemen? Een ideale rolverdeling op papier heeft geen zin als niemand tijd heeft om het uit te voeren.Is iemand geschikt?
Heeft deze persoon de kennis en vaardigheden om de taak goed uit te voeren? Laat je hoofd finance niet zelf een vacaturetekst schrijven als de recruiter dat veel beter kan.
Zo voorkom je dat het proces vertraagt of de kwaliteit onder druk komt te staan.
Gebruik een RACI-sheet voor overzicht
Een praktische manier om je proces en verantwoordelijkheden te structureren is met een RACI-sheet. Je zet:
Alle activiteiten op de verticale as
De betrokken rollen (bijv. recruiter, vacaturehouder, HR) op de horizontale as
Per activiteit geef je aan wie de R, A, C en I is
Het resultaat: één overzicht waarin iedereen ziet wat van hem of haar verwacht wordt.
RACI als risicoscan
Een bijkomend voordeel van een RACI-overzicht is dat het helpt bij het herkennen van risico’s. Overal waar de verantwoordelijkheid overgaat van de ene rol naar de andere, ontstaat namelijk kans op ruis. Bijvoorbeeld:
Vacaturehouder keurt het wervingsplan goed (R)
Recruiter activeert daarna de vacature (R)
Als de communicatie hier stokt, blijft de actie liggen. Door deze overdrachtsmomenten bewust te managen, voorkom je vertraging.
Communiceer je proces slim: geen Excel-pdf over de schutting
Een procesontwerp is pas effectief als iedereen weet wat zijn rol is. Maar een Excelbestand vol verantwoordelijkheden versturen leidt meestal tot... niets.
Kies dus een vorm die werkt:
Een infographic die het proces visueel uitlegt
Een video waarin je kort uitlegt wat de rol van bijvoorbeeld communicatie of vacaturehouders is
Een interactieve pdf met alleen de relevante stappen per rol
Zorg dat het behapbaar is en relevant voor degene die het ontvangt.
Recruitment blijft regievoerder
Ook als bepaalde activiteiten bij andere afdelingen liggen, blijft recruitment verantwoordelijk voor het geheel. Je hoeft niet alles zelf te doen, maar je stuurt wel op het totaalproces. Dat betekent:
Afdelingen aanspreken als taken blijven liggen
De voortgang monitoren
Processen bewaken en verbeteren
Recruitment is de eigenaar van het proces. En eigenaarschap betekent: regie voeren, ook buiten je eigen team.
Wil je leren hoe je met de RACI-methode structuur aanbrengt in je recruitmentproces en zorgt dat iedereen doet wat hij moet doen? Bekijk dan het opleidingsaanbod van Talentcraft en bouw aan een proces dat loopt — niet lekt.