Je hebt het proces ontworpen. Activiteiten uitgewerkt, rollen verdeeld. Iedereen weet wat-ie moet doen. Maar hoe weet je of het ook werkt?
Het antwoord: procesindicatoren. Want zonder data is het gissen. En wie gokt, stuurt zelden scherp.
Het goede nieuws? Je hoeft geen dataspecialist te zijn om grip te krijgen op je proces. Maar je moet wél weten waar je op moet letten. En welke signalen tellen.
Data maakt het verschil tussen draaien en sturen
Zonder metingen blijft elk proces reactief. Pas als iets misgaat, komt er beweging. Terwijl je met data problemen voor kunt zijn, knelpunten kunt aanpakken én gericht kunt verbeteren.
Daarvoor gebruik je twee soorten procesindicatoren:
Effectiviteit: doen we de goede dingen?
Efficiëntie: doen we de dingen goed?
Samen geven ze je inzicht, controle én gesprekstof richting de business.
Vier effectiviteitsindicatoren die elke recruiter zou moeten meten
Kwaliteitsratio intake
Meet hoe goed de vacaturehouder de intake ervaart (bijv. via een 5-puntsschaal in een survey).
➤ Hoe hoger de score, hoe beter je startpunt van het proces.Kandidatenratio
Het aantal geschikte kandidaten per vacature. Dus alleen mensen die écht aansluiten op het profiel.
➤ Te laag? Dan schort er iets aan je werving.Validiteitratio selectie
Meet hoe goed je selectie voorspelt wie goed gaat presteren. Complexer om te meten, maar extreem waardevol.
➤ Hiermee toets je of je selectie-instrumenten ook echt werken.Acceptatieratio
Hoeveel van je voorkeurskandidaten accepteren het aanbod?
➤ Te laag? Dan moet je scherper kijken naar je aanbod, proces of verwachtingen.
Deze vier samen vertellen je waar je proces inhoudelijk sterk is en waar je bij moet sturen.
En wat met efficiëntie?
Doorlooptijd
Hoe lang duurt het hele proces? En waar lek je tijd?
➤ Breek de doorlooptijd op in deelprocessen (intake, werving, selectie, aanname) om bottlenecks te vinden.Kosten per hire
Reken zowel capaciteit (tijd van recruiter) als out-of-pocket kosten (campagnes, assessments) mee.
➤ Zo krijg je inzicht in waar geld zit en waar je moet investeren of besparen.
Belangrijk: efficiëntie zonder effectiviteit is gevaarlijk. Sneller ≠ beter. Maar samen vormen ze je stuurinformatie.
Data is nutteloos zonder normen
Cijfers krijgen pas betekenis als je weet wat ‘goed’ is. Daarom stel je per procesindicator een norm vast. Een soort streefwaarde, zoals:
5 geschikte kandidaten per vacature
Maximaal 30 dagen doorlooptijd
Minimaal 85% acceptatiegraad
Zonder norm weet je niet of je goed bezig bent. En kun je ook niet verbeteren.
Gebruik voor het bepalen van normen:
Input van hiring managers (wat vinden zij realistisch?)
Data uit het verleden
Jouw eigen ervaring als recruiter
Eventueel: branchebenchmarks (maar pas op met appels en peren)
Stuur op afwijking, niet op gevoel
Zodra je weet hoe je scoort t.o.v. de norm, heb je drie scenario’s:
Onder de norm → actie nodig
Op de norm → voortzetten
Boven de norm → mooi, maar misschien ligt je norm te laag
Het gaat niet om afrekenen. Het gaat om inzicht. En het lef om te verbeteren.
Zo pak je structureel bijsturing aan
Zodra een indicator onder de norm scoort, stel je jezelf vijf keer de vraag waarom. Zo kom je tot de kernoorzaak. Bijvoorbeeld:
Waarom scoort de intake slecht?
Omdat managers niet meewerken.
Waarom niet?
Ze zien het nut niet.
Waarom niet?
Het is nooit goed uitgelegd...
Als je de kern hebt, bepaal je een oplossing. Je voert die in. En dan meet je opnieuw. Zie je verbetering? Dan schaal je op. Geen verbetering? Dan stel je bij.
Zo wordt procesmanagement geen spreadsheetactiviteit, maar een continu verbeterproces.
Bonus: gebruik je ATS of BI-systeem
Meten kost tijd. En handmatig rapporteren is vaak het eerste wat sneuvelt. Gebruik dus je ATS – mits die de juiste meetpunten ondersteunt. Of koppel met een BI-tool zoals Power BI.
Zorg dat je dashboard automatisch:
Data ophaalt
Vergelijkt met normen
Trends laat zien
Dan hoef je alleen nog te kijken, bij te sturen en verbeteren.
Wil je leren hoe je recruitmentprocessen structureel onder controle krijgt én de business meeneemt in data-gedreven sturen? Bekijk het opleidingsaanbod van Talentcraft en ontdek hoe je grip krijgt op je proces.