Een recruitmentproces dat ‘wel ongeveer werkt’ is lang niet goed genoeg meer. Als je als recruitmentteam écht impact wil maken; op kwaliteit, snelheid én samenwerking moet je structureel gaan denken. En dat begint bij het ontwerpen van een proces dat klopt. Niet alleen op papier, maar vooral in de praktijk.
Want hoe zorg je dat je proces voorspelbaar én flexibel is? Dat iedereen weet wat-ie moet doen? En dat de kwaliteit niet afhangt van toeval of persoonlijke voorkeur?
Het antwoord: ontwerp je proces bewust, slim en afgestemd op je stakeholders.
Standaard waar het kan, maatwerk waar het moet
Een goed recruitmentproces is geen rigide schema. Maar ook geen los zand. Het is een basisproces dat altijd geldt en waar je alleen vanaf wijkt als dat écht nodig is.
Denk aan:
Interne kandidaten die een assessment overslaan
Flexkrachten waarvoor je een verkorte route gebruikt
Een vacature die al ingevuld is vóór de intake
Zulke uitzonderingen zijn prima. Zolang je basisproces helder en stevig staat. Want die standaard:
Zorgt voor voorspelbaarheid in je team
Voorkomt ruis bij de business
Maakt het mogelijk om data te verzamelen en verbeteren
Oftewel: standaardisatie is je basis. Variatie is de uitzondering, niet de norm.
Elk proces heeft drie elementen
Of je nu kijkt naar werving, selectie of aanname—elk deelproces bestaat uit drie onderdelen:
Input: Wat heb je nodig om te starten? (bijv. een wervingsprofiel)
Activiteiten: Wat doe je precies? (bijv. vacaturetekst schrijven, posten, reageren op vragen)
Output: Wat lever je op? (bijv. geschikte kandidaten)
Zonder duidelijke input kun je je activiteiten niet goed uitvoeren. Zonder output weet je niet of je doel bereikt is. En zonder beschrijving van activiteiten is er geen houvast.
Daarom: denk vanuit output terug naar input. En bepaal zo welke stappen nodig zijn.
De vier bouwstenen van elk recruitmentproces
Elke organisatie kent zijn eigen dynamiek, maar de basis van elk recruitmentproces bestaat uit vier kernprocessen:
Intakeproces
Waarin je samen met de vacaturehouder bepaalt wat en wie je zoekt.Wervingsproces
Waarin je het profiel zichtbaar maakt, kanalen inzet en kandidaten werft.Selectieproces
Waarin je oordeelt wie het beste past, op skills, motivatie en cultuur.Aannameproces
Waarin je van voorkeurskandidaat naar concrete aanstelling gaat.
Soms zijn er extra processen, zoals een goedkeuring vooraf of onboarding achteraf. Maar deze vier vormen altijd de kern.
Alles is met elkaar verbonden
Recruitmentprocessen zijn geen losse blokjes. Ze vormen een keten. De output van het ene proces is de input van het volgende. Dat betekent:
Slechte intake? → Onduidelijk profiel → Slechte werving
Matige werving? → Weinig kandidaten → Magere selectie
Zwakke selectie? → Foute keuze → Duur in tijd en geld
Het draait dus niet alleen om hoe goed elk procesdeel is maar ook om de samenhang ertussen.
Oftewel: garbage in = garbage out. Zorg dat de output van elk deelproces scherp en bruikbaar is.
Heldere grenzen = minder frustratie
Een onderschat element in procesontwerp is begrenzing. Oftewel: wanneer begint en eindigt een proces? En waar ligt de verantwoordelijkheid?
Voorbeeld:
Start intakeproces = goedgekeurde vacature
Einde intakeproces = helder wervingsprofiel
Start selectieproces = ontvangen gekwalificeerde kandidaten
Einde selectieproces = voorkeurskandidaat gekozen
Waarom dit belangrijk is?
Je voorkomt overlap en dubbel werk
Je weet wie wanneer in actie moet komen
Je maakt je eigen scope als recruiter concreet en verdedigbaar
Zonder begrenzing blijf je brandjes blussen buiten je verantwoordelijkheid en dat gaat ten koste van focus.
Ontwerp van buiten naar binnen
Een recruitmentproces ontwerp je niet in je eentje. Het begint bij luisteren: naar vacaturehouders, naar kandidaten, naar collega’s in je team. Wat vinden zij belangrijk? Waar loopt het vast? Wat werkt wél?
Vervolgens werk je terug:
Wat moet elk procesdeel opleveren (output)?
Wat is daarvoor nodig (input)?
Welke stappen zorgen voor de verbinding (activiteiten)?
En tot slot: leg dat vast. Niet tot op werkinstructieniveau, maar ook niet té abstract. Kies een niveau dat past bij je team en organisatiecultuur.
Werk van huidige naar gewenste situatie
Je hebt al een proces maar misschien niet op papier. Door je huidige proces te vergelijken met je gewenste proces, zie je precies waar het schuurt:
Wie doet nu wat?
Wat ontbreekt er?
Waar zitten verspillingen of verwarring?
Zo kun je stap voor stap aanpassen, in plaats van in één keer alles omgooien. En dat vergroot de kans dat je proces ook écht gebruikt gaat worden.
Wil jij een recruitmentproces bouwen dat wél werkt in jouw organisatie? Bekijk dan het opleidingsaanbod van Talentcraft en ontdek hoe je van inzicht naar structuur naar resultaat komt.