Referral recruitment draait niet alleen om enthousiaste collega’s en een aantrekkelijke bonus. Het draait om structuur. Want hoe goed je collega’s ook gemotiveerd zijn, als het proces rommelig is of het systeem hapert, bloedt je programma dood.
Toch slaan veel organisaties juist die basis over. Ze starten met een campagne of bonusregeling, maar vergeten het fundament: een helder ingericht proces met ondersteunende systemen. En dat terwijl dát juist bepaalt of je referralstrategie op gang komt en blijft.
Proces eerst, systeem volgt
Een veelgemaakte fout: het recruitmentproces inrichten op basis van wat het ATS ‘kan’. Daarmee maak je het systeem leidend, terwijl het ondersteunend zou moeten zijn. Begin daarom altijd bij het proces: hoe wil je dat het werkt voor je kandidaten, referrers en recruiters?
Daarna pas kijk je welk systeem je nodig hebt om dat proces te ondersteunen.
Bouw van buiten naar binnen
Start niet vanuit je eigen recruitmentblik, maar vanuit de ervaring van de betrokkenen. Een goed referralproces sluit aan bij de wensen van drie kernstakeholders:
De referrer – de collega die iemand aandraagt
De referral kandidaat – de persoon die wordt aangedragen
Recruitment – degene die het proces begeleidt
Vraag deze drie groepen hoe zij het ideale proces zien. Dat kan via interviews, surveys of via een ‘arena’: een groepssessie met 6 tot 8 deelnemers per doelgroep, waarin je hun verwachtingen en voorkeuren ophaalt.
Gebruik voorbeelden en laat mensen prioriteren. Zo krijg je concreet inzicht in wat écht belangrijk is voor een soepel en motiverend referralproces.
Verdieping: wat willen je stakeholders?
Voorbeeldinzichten uit zo’n arena:
Referrer: wil duidelijke content via mail, eenvoudig kunnen delen en updates over de status van zijn referral.
Referral kandidaat: wil een heldere vacaturetekst, informeel contact met de referrer, of een oriënterend gesprek in plaats van een sollicitatiegesprek.
Recruitment: wil snel kunnen zien of iemand een referral is, eenvoudig communiceren met referrers en vacatures kunnen doorzetten naar het netwerk.
Zodra je deze ‘stories’ hebt verzameld, weet je wat het proces moet ondersteunen en waar de risico’s zitten als je dat niet doet.
Zet het om in een concreet proces
Bouw je referralproces op uit concrete activiteiten. Voor elke stap bepaal je:
Wat is de actie?
Wie is verantwoordelijk?
Welk systeem ondersteunt deze stap?
Voorbeeld:
| Activiteit | Verantwoordelijke | Systeem |
|---|---|---|
| Vacature doorzetten naar netwerk | Recruitment | Mail of Mailchimp |
| Vacature verspreiden via socials | Collega’s | Sharing platform |
| Kandidaten reageren | Referral kandidaat | Website of ATS |
| Kandidaten koppelen aan referrer | Kandidaat of recruiter | ATS tagging |
| Statusupdates versturen | Recruitment | ATS of mail |
| Bonus uitkeren | Salarisadministratie | HR- of payrollsysteem |
Deze mapping voorkomt dat stappen blijven liggen en maakt zichtbaar welke systemen je nodig hebt.
Kies het juiste systeem bij jouw proces
Systemen moeten je proces versterken, niet beperken. Let daarom bij je tooling op functionaliteit zoals:
Eenvoudig delen van vacatures via e-mail of socials
Mogelijkheid tot tagging van referrals in je ATS
Dashboards voor recruiters én referrers
Automatische statusupdates
Een referral sharing tool is een belangrijk hulpmiddel als je volumes wilt draaien. Denk aan tools als Firstbird, Radancy of Talentry. Maar kies pas een tool nadat je proces helder is, niet andersom.
Vergeet de laatste stap niet: de bonus
Een veelgehoorde frustratie: “Ik heb iemand aangedragen, maar hoor nooit meer iets.” Of: “Mijn bonus kwam pas maanden later.” Dat is dodelijk voor motivatie.
Zorg daarom dat:
De bonusprocedure helder is (bedrag, voorwaarden, timing)
De uitbetaling foutloos en op tijd gebeurt
Referrers op de hoogte worden gehouden van de status
Deze stap lijkt klein, maar is cruciaal voor vertrouwen in het systeem.
Wil je leren hoe je een referralproces opbouwt dat écht werkt met duidelijke rollen, slimme systemen en een soepele flow voor alle betrokkenen? Bekijk dan het opleidingsaanbod van Talentcraft en leg de basis voor duurzaam referralsucces.