Een goed referralprogramma begint niet bij posters, bonussen of enthousiaste collega’s. Het begint bij beleid. Duidelijk, doordacht en vooral: niet te beperkend. Want zonder spelregels raakt je programma versnipperd en met té strakke regels sluit je onnodig netwerken uit. Tijd dus om je referral beleid stevig en strategisch neer te zetten. In zes heldere stappen.
1. Wie mag meedoen?
Het begint bij de vraag: wie mogen kandidaten aandragen? Vaak worden bepaalde groepen uitgesloten, zoals:
Recruiters of HR (al is dat niet altijd wenselijk)
Senior management (vanwege de verwachting dat zij dit ‘gewoon doen’)
Flexkrachten, interimmers of alumni
Elke uitsluiting verkleint je potentiële netwerk. Dus wees kritisch: is de uitsluiting echt nodig? Of gaat het vooral om controle? Minder uitsluiting = groter netwerk = meer kans op succes.
2. Welke kandidaten komen in aanmerking?
Niet elke kandidaat is automatisch welkom via referral. Denk aan:
Kandidaten zonder openstaande vacature
Mensen van ‘no-go’ bedrijven waarmee je een afspraak hebt
Kandidaten die al meerdere keren zijn afgewezen
Flexkandidaten die via een bureau lopen
Ook hier geldt: hoe meer je uitsluit, hoe kleiner je potentieel. Zorg dus dat je weet waarom je iemand uitsluit — en communiceer daar helder over.
3. Hoe worden kandidaten geïntroduceerd?
Je beleid moet ook duidelijk zijn over het hoe van introduceren:
Mag een kandidaat zichzelf aandragen?
Of moet dat altijd via een medewerker (de referrer)?
Via welk kanaal komt de referral binnen?
Denk aan een apart formulier, via de werkenbij-site of een tagging in het ATS.
Kies bij voorkeur voor één vast kanaal. Dat maakt het beheersbaar, meetbaar en herkenbaar voor alle betrokkenen.
4. Wie is eigenaar van de kandidaat?
Referral gaat vaak gepaard met een bonus. Daarom is het belangrijk om vooraf te bepalen:
Wie is de ‘eigenaar’ van de referral?
Wat als twee collega’s dezelfde persoon aandragen?
Blijft de eigenaar gelijk als de kandidaat doorschuift naar een andere vacature?
Hoe lang blijft het eigenaarschap geldig?
Heldere afspraken voorkomen teleurstelling én discussie achteraf. Zeker als het om flinke beloningen gaat.
5. Hoe communiceer je over de status?
De grootste frustratie bij referrers? Geen terugkoppeling. Terwijl statusupdates enorm bijdragen aan betrokkenheid. Bepaal dus in je beleid:
Krijgt de referrer een update na ontvangst, screening, gesprek of aanname?
Of communiceer je alleen bij acceptatie/afwijzing?
Meer betrokkenheid = meer herhaalde referrals. En dat is uiteindelijk waar je het voor doet.
6. Wat is de beloning?
Tot slot: de incentive. Die hoeft niet altijd in geld, maar moet wel passen bij jouw organisatie en doelgroep. De opties:
Monetair: vaste bonus per succesvolle referral
Non-monetair: etentje, cadeaubon, donatie aan goed doel
Geen beloning: op basis van loyaliteit, komt zelden succesvol van de grond
Denk ook na over het moment van belonen:
Bij aanbrengen
Bij aannemen
Na proeftijd
Of kies voor een puntenmodel: punten per actie, inwisselbaar voor beloningen. Minder complex dan stapels aparte bonussen en uitstekend geschikt voor interne challenges.
Beleid is pas waardevol als je het deelt
Een goed referralbeleid schrijf je niet voor de la. Maak het zichtbaar:
Op intranet
Via onboarding van nieuwe medewerkers
In mails bij elke referralcampagne
En wees daarbij helder: wat zijn de regels, waarom bestaan ze en wat levert meedoen op?
Wil je leren hoe je referralbeleid opstelt dat helder, motiverend én uitvoerbaar is, zonder dat het je netwerk beperkt? Bekijk dan het opleidingsaanbod van Talentcraft en leg de basis voor referral recruitment die wél werkt.