App ons

31636198517

Stop met rapporteren, start met sturen

Recruitmentteams verzamelen steeds meer data. Over time-to-hire, cost-per-hire, candidate experience en quality of hire. Maar meten is geen doel op zich. De kracht van KPI’s zit in wat je ermee doet. Hoe je ze inzet om performance te verbeteren, stakeholders te beïnvloeden en beslissingen te onderbouwen.

In deze sprint kijken we naar drie toepassingen van recruitment-KPI’s:

  1. Performance management

  2. Stakeholdercommunicatie

  3. Businesscases bouwen

1. Performance management: KPI’s als kompas

KPI’s zijn pas waardevol als je weet wat goed is en wat niet. Daarom werk je met normen: vooraf vastgestelde doelwaarden per KPI. Bijvoorbeeld: je streeft naar een quality of hire van 85%.

Zonder norm kun je geen oordeel vellen. Scoor je 70%, dan weet je alleen dát het een score is niet of het goed of slecht is. Met een norm zie je in één oogopslag waar je onder, op of boven verwachting presteert.

Drie scenario’s:

  • Je zit onder de norm → actie nodig

  • Je zit op de norm → monitoren

  • Je zit boven de norm → evalueren of de norm ambitieus genoeg is

Kern: de norm is je vertrekpunt voor reflectie én actie.

Normen stellen: hoe bepaal je wat ‘goed’ is?

Een goede norm is ambitieus maar realistisch. Te hoog? Dan frustreert het. Te laag? Dan levert het niets op. Gebruik deze bronnen om normen te bepalen:

  • Mening van interne klant (management, vacaturehouders)
    Leg een onderbouwd voorstel neer, geen open vraag

  • Historische data
    Kijk naar cijfers uit voorgaande jaren om trends en realisme te toetsen

  • Mening van experts
    Gebruik senior recruitmentprofessionals, mét context van jouw organisatie

  • Recruitmentteam zelf
    De norm moet gedragen worden anders werkt hij niet

  • Benchmarks
    Gebruik ze voorzichtig. Definities verschillen en de context is zelden identiek

Van norm naar actie: root cause & interventie

Presteer je onder de norm? Dan ga je op zoek naar de oorzaak. De ‘5 keer waarom’-techniek helpt hierbij. Vraag net zo lang door tot je de kernoorzaak te pakken hebt niet alleen de symptomen.

Voorbeeld:

  • KPI: quality of hire = 70% (norm = 85%)

  • Waarom? Hiring managers maken verkeerde keuzes

  • Waarom? Ze zijn niet goed getraind in interviewtechniek

  • Waarom? Geen budget voor training

  • Interventie: budget vrijmaken en training opzetten

Na de interventie meet je opnieuw of je KPI verbetert. Zo ontstaat een lerend, cyclisch systeem.

2. Stakeholdercommunicatie: van data naar draagvlak

KPI’s zijn ook een krachtig instrument om interne klanten en stakeholders inzicht te geven in de prestaties van recruitment. Denk aan:

  • Managementteams

  • HR-collega’s

  • Communicatie/marketing

  • Hiring managers

Maar pas op: niet iedereen zit op alle data te wachten. Breng eerst in kaart:

  • Wat willen stakeholders weten?

  • Wat helpt jou om draagvlak te creëren?

Soms is dat een overlap, soms niet. Je kunt dan kiezen om bepaalde cijfers (bijvoorbeeld je hoge quality of hire) wél te delen, ook als stakeholders daar niet specifiek naar vragen. Denk aan het reputatie-effect voor recruitment als afdeling.

KPI’s versus reporting: twee vormen van informatie

Naast KPI’s gebruiken veel teams statusrapportages:

  • Aantal openstaande vacatures

  • Aantal vervulde vacatures

  • Vacatures die zijn on hold gezet of ingetrokken

Deze data geven inzicht in procesdynamiek. Bijvoorbeeld:

  • Veel vacatures op on hold? → check goedkeuringsprocedure

  • Hoge intrekratio? → check verwachtingsmanagement bij intake

Combineer KPI’s en reporting in één overzicht, kort, visueel, met duiding. En geef altijd analyse en suggesties mee. Anders blijft het bij cijfers zonder actie.

3. Businesscases bouwen met KPI’s

Elke beslissing in recruitment kost iets en levert iets op. Van tools tot fte’s tot campagnes. KPI’s helpen je om die beslissingen te onderbouwen vanuit klantwaarde.

Voorbeeld 1: investering in assessmenttool

  • Kost €35.000

  • Verwachte effect: hogere quality of hire, minder interviews nodig → hogere kwaliteit, lagere effort per hire

  • Hogere cost per hire, maar verantwoord door de baten

Voorbeeld 2: vacatureteksten laten schrijven door managers

  • Levert besparing op recruitmentfte op

  • Maar leidt tot lagere kwaliteit, lagere servicebeleving en langere doorlooptijd

Zo toon je rationeel aan wat het effect van keuzes is — niet op gevoel, maar op waarde.

Wil je leren hoe je recruitment-KPI’s inzet voor betere prestaties, sterkere businesscases en meer invloed in de organisatie? Bekijk dan het opleidingsaanbod van Talentcraft en maak van meten een krachtig stuurinstrument.