Kandidaatmanagement wordt vaak gezien als iets dat pas speelt nádat iemand heeft gesolliciteerd. Maar in werkelijkheid begint het veel eerder bij het eerste contactmoment. Of beter gezegd: bij het eerste touchpoint. Elk moment waarop een kandidaat in contact komt met jouw organisatie, is een kans om te beïnvloeden hoe iemand het proces ervaart én of ze blijven of afhaken.
En juist in die momenten zit je stuurkracht. Als je tenminste weet waar ze zitten en wat er op die momenten gebeurt.
Touchpoints: de sleutel tot regie
Een touchpoint is elk interactiemoment tussen een kandidaat en jouw recruitmentproces. Denk aan het lezen van een vacaturetekst, het ontvangen van een terugkoppeling of het tekenen van een contract. Elk van deze momenten beïnvloedt de beleving én het gedrag van de kandidaat.
Wie grip wil krijgen op het kandidaatproces, begint dus bij het in kaart brengen van de touchpoints. Pas dan kun je ze structureel gaan managen.
Het verschil in perspectief: recruiter vs. kandidaat
In elk recruitmentproces zitten tegenstrijdige belangen. Waar jij als recruiter snelheid en efficiëntie nastreeft, zoekt de kandidaat juist zekerheid en vertrouwen.
Voorbeeld:
Jij wilt na een gesprek snel selecteren op harde criteria.
De kandidaat wil vooral extra informatie over het team en de cultuur.
Of:
Jij stuurt na een positief gesprek binnen een dag een contract, liefst met een snelle deadline.
De kandidaat ziet dit als een groot life event en wil eerst met zijn gezin overleggen.
Zonder oog voor dit perspectiefverschil ontstaan misverstanden, afhakers en zelfs reputatieschade. Daarom is inzicht in touchpoints niet alleen procesmatig waardevol, maar ook relationeel cruciaal.
Veelvoorkomende touchpoints in het recruitmentproces
Hieronder een aantal typische touchpoints die je waarschijnlijk herkent, maar check altijd welke in jouw proces relevant zijn:
In de wervingsfase:
Vacaturetekst lezen
Social media post tegenkomen
Employer branding video bekijken
Online sollicitatieformulier invullen
Tijdens selectie:
Eerste contact met de recruiter
Ontvangst bij gesprek (receptie, sfeer, welkom)
Het interview zelf
Feedbackmoment na gesprek
Eventuele (online) assessments
In het aannameproces:
Arbeidsvoorwaardenvoorstel ontvangen
Onderhandeling over salaris of startdatum
Digitale of fysieke ondertekening contract
Communicatie in de periode tussen tekenen en starten
Denk ook aan extra touchpoints zoals een meeloopdag of contact met toekomstige collega’s, zeker bij functies waarbij cultuurmatch belangrijk is.
Twee factoren bepalen de kwaliteit van een touchpoint
Gedrag van de organisatie
Wat doet jouw organisatie op dat moment? Bijvoorbeeld: hoe professioneel verloopt het interview? Krijgt de kandidaat duidelijke uitleg bij het aanbod? Wordt er snel gereageerd op vragen?Gedrag van de kandidaat
Hoe handelt de kandidaat tijdens het proces? Is er snelle respons op e-mails? Worden deadlines gehaald? Laat de kandidaat iets van zich horen na een aanbod?
Beide gedragslijnen beïnvloeden elkaar. En dus ook de uitkomst.
Waarom dit alles ertoe doet
Als je weet welke touchpoints er zijn en wat daar gebeurt kun je:
De kandidaatervaring verbeteren
De uitstroom uit het proces verkleinen
Procesvertraging voorkomen
Reputatie en conversie verhogen
Met andere woorden: je wordt als recruiter minder geleefd door het proces en krijgt méér grip op wat er gebeurt.
De eerste stap: jouw top 10 touchpoints
Wil je praktisch aan de slag? Breng dan de tien belangrijkste touchpoints in jouw recruitmentproces in kaart. Denk per fase na:
Waar raakt de kandidaat ons?
Wat gebeurt daar?
Wat verwacht de kandidaat?
Wat verwachten wij?
Gebruik dit als basis om verbeteracties te prioriteren. Want als je deze momenten goed organiseert, win je aan alle kanten: betere beleving, snellere procedures en hogere acceptatiegraad.
Wil je leren hoe je touchpoints inzet om het gedrag van kandidaten én je organisatie te sturen en zo het hele recruitmentproces te versterken? Bekijk dan het opleidingsaanbod van Talentcraft en krijg grip op elk moment dat telt.