Je kunt als recruiter alles perfect op orde hebben: een scherpe vacaturetekst, een goede sourcingstrategie, de juiste selectie-instrumenten. Maar als de vacaturehouder niet doet wat nodig is dan valt het hele proces stil. Want recruitment is een gedeelde verantwoordelijkheid. En het gedrag van je klant (de vacaturehouder) beïnvloedt direct jouw resultaat.
Tijd dus om dat gedrag structureel te gaan managen. Niet vanuit controle, maar vanuit partnership. Met heldere afspraken, slimme hulpmiddelen en consistente begeleiding.
Waarom klantgedrag ertoe doet
Een vacaturehouder die kandidaten onterecht afwijst, slecht interviewt of te laat reageert, vertraagt niet alleen je proces, hij verstoort ook de kwaliteit van je dienstverlening. Denk aan:
Sterke kandidaten die afhaken
Slechte hires door ondoordachte keuzes
Vertraging in de time-to-hire
En dat is niet alleen frustrerend voor jou, maar ook schadelijk voor de candidate experience én de reputatie van je organisatie.
Zeven cruciale touchpoints in het recruitmentproces
Het gedrag van vacaturehouders doet er vooral toe op de momenten dat ze actief betrokken zijn bij het proces. Deze momenten noemen we touchpoints. De zeven belangrijkste:
Intake
Vacaturetekst schrijven
Referral activeren
Interview afnemen
Selectiebeslissing nemen
Feedback geven aan kandidaten
Aanbieding doen
Elk touchpoint kent risico’s en dus ook kansen om gedrag te beïnvloeden.
Drie manieren om gedrag te beïnvloeden
1. Instructie
Wees duidelijk over wát je van de vacaturehouder verwacht en hóe. Niet vrijblijvend, maar concreet en helder geformuleerd. Bijvoorbeeld:
“Gebruik dit formulier voor de voorbereiding op de intake.”
“Geef feedback binnen 24 uur na het gesprek.”
Instructie klinkt streng, maar kan prima charmant en overtuigend worden gebracht, als onderdeel van jullie samenwerking.
2. Templates
Standaardformats helpen om structuur aan te brengen en gewenst gedrag te stimuleren. Denk aan:
Een vacaturetekst-template
Een invulformulier voor de intake
Een scorecard voor selectiegesprekken
Zo beperk je ruis en voorkom je dat iedereen ‘zijn eigen manier’ kiest, met alle gevolgen van dien.
3. Training
Gedrag verander je duurzaam met training. Bijvoorbeeld:
Interviewtraining voor selectiegesprekken
LinkedIn-training voor referral-activatie
Feedbacktraining voor betere candidate experience
Training is niet alleen effectief, maar versterkt ook de relatie tussen recruiter en klant.
Voorbeeld: de intake goed voorbereiden
Een intake is hét moment om verwachtingen te managen. Maar veel managers beginnen pas tijdens het gesprek na te denken over functietitel, eisen of USP’s.
Oplossing: stuur vooraf een intakeformulier of template met concrete vragen. Zo geef je de klant tijd om na te denken én kun jij tijdens het gesprek focussen op scherpte, in plaats van invulling.
Scorecards voor betere beslissingen
Een selectie maken is lastig. Zeker als je op meerdere aspecten moet letten: cultuur, motivatie, competenties. Met een scorecard bied je structuur:
Criterium op de verticale as
Score (1 t/m 5) op de horizontale as
Optioneel ruimte voor toelichting
Zo voorkom je dat besluiten op onderbuikgevoel worden genomen en stimuleer je consistente, eerlijke keuzes.
Vergeet de reactietijd niet
Een veelvoorkomende bottleneck in recruitment is... wachten. Op cv-feedback. Op interviewvoorstellen. Op een beslissing. En meestal komt die vertraging bij de klant vandaan.
Daarom: spreek niet alleen af wát iemand moet doen, maar ook wanneer. Bijvoorbeeld:
Cv-feedback binnen 48 uur
Feedbackgesprek met kandidaat binnen 24 uur na interview
Selectiebeslissing binnen drie werkdagen
Zo houd je grip op je doorlooptijd — en voorkom je dat goede kandidaten afhaken.
Maak een klantinstructie op één A4
Bundel alle verwachtingen in een klantinstructie-document. Geen boekwerk, maar een helder overzicht (liefst als infographic) waarin je per touchpoint laat zien:
Wat je verwacht van de klant
Binnen welke termijn
Eventueel met links naar formats of templates
Gebruik dit document als startpunt bij elke intake. Zo creëer je duidelijkheid, wederzijds respect én commitment.
Wil je leren hoe je klantgedrag structureel kunt managen en hoe je de samenwerking met vacaturehouders versterkt via templates, training en tools? Bekijk dan het opleidingsaanbod van Talentcraft en maak van je klant een krachtige partner in recruitment.