Feedback geven is misschien wel het lastigste onderdeel van het selectieproces. Het gesprek waarin je een kandidaat moet vertellen dat je niet met hem of haar doorgaat, voelt vaak ongemakkelijk. En dat zorgt ervoor dat veel recruiters en managers het liever vermijden. Of het oppervlakkig houden. Of uitbesteden aan iemand anders.
Zonde. Want juist dát gesprek is hét moment waarop je als werkgever het verschil maakt. In de beleving van de kandidaat. In je reputatie. En in de kwaliteit van je proces.
Waarom goede feedback zoveel impact heeft
Onderzoek toont keer op keer aan: afwijzingen zonder feedback zijn dé hoofdoorzaak van negatieve candidate experiences. Kandidaten die niks horen, of een nietszeggend mailtje krijgen houden daar een slecht gevoel aan over. Dat leidt tot:
Negatieve mond-tot-mondreclame
Reputatieschade als werkgever
Verlies van klanten of ambassadeurs
Zeker als je veel mensen spreekt of afwijst, is dit risico reëel. Professioneel feedback geven is dus geen extraatje, maar een basisvoorwaarde van goed selecteren.
Feedback voorbereiden = beter gesprek
Een goede feedback begint vóór het telefoontje. Dat betekent:
Je scorecard er nog even bij pakken
Je aantekeningen doorlezen
In je hoofd alvast formuleren wat je gaat zeggen
Zo voorkom je dat je vanuit je onderbuik communiceert en maak je je boodschap inhoudelijk sterker.
En vergeet niet: ook kandidaten die je wel doorlaat of een aanbieding doet, verdienen feedback. Benoem waarom ze door zijn én wat aandachtspunten zijn. Dat versterkt hun vertrouwen én zorgt voor betere verwachtingen richting de functie.
Direct, volledig en concreet: zo geef je inhoudelijke feedback
Gebruik deze vier principes als basis:
Begin met de boodschap
Geef direct aan of iemand wel of niet doorgaat. Geen opbouw, geen spanning. Gewoon helder.Benoem positieve én negatieve punten
Elke kandidaat heeft sterke én minder sterke punten. Zorg voor balans in je toelichting.Gebruik je scorecard
Maak duidelijk waar iemand op scoorde en waar niet. Zo onderbouw je je verhaal objectief.Wees eerlijk, niet verzachtend
Probeer niet alles af te zwakken of mooier te maken. Zachte heelmeesters maken stinkende wonden ook in selectie.
Voorbeeld:
“We zien dat je goed communiceert, maar op het analytische vlak overtuigde je ons onvoldoende. De voorbeelden die je gaf misten diepgang, en dat is in deze rol essentieel.”
Dat is helder, respectvol en inhoudelijk.
Timing en vorm: kies voor snel en persoonlijk
Binnen twee dagen: Laat kandidaten niet te lang in onzekerheid.
Altijd zelf bellen: De beslisser geeft de feedback. Geen tussenpersonen.
Gebruik live contact: Telefoon of videocall. Geen mail of app, tenzij het echt niet anders kan.
Creëer ruimte voor reactie: Vraag hoe de kandidaat de feedback ervaart. Dat zorgt voor dialoog en wederzijds respect.
Afwijzen met een positieve indruk? Geef tips mee
Afwijzen hoeft niet negatief te zijn. Je kunt iemand wél afwijzen én toch iets waardevols meegeven. Bijvoorbeeld:
Een training die de kandidaat helpt een vaardigheid te verbeteren
Een suggestie om meer structuur aan te brengen in toekomstige interviews
Een andere richting waarin de kandidaat wél goed zou passen
Voorbeeld:
“We zien potentie, maar je ervaring op Java is nog beperkt. De online cursus bij Codecademy is een aanrader — veel van onze juniors starten daarmee.”
Zo voelt een afwijzing niet als een klap, maar als een opstap.
Maak er een vaste routine van
Feedback geven wordt makkelijker als je het structureel aanpakt:
Bouw 10 minuten feedback in na elk interview
Gebruik een vast format om je feedback voor te bereiden
Train je team in het geven van eerlijke en respectvolle feedback
En misschien wel het belangrijkste: doe het altijd. Juist bij drukte of twijfel.
Wil je leren hoe je als recruiter of hiring manager professioneel en onderbouwd feedback geeft en daarmee zowel je candidate experience als je reputatie versterkt? Bekijk dan het opleidingsaanbod van Talentcraft en maak van feedback een krachtig onderdeel van je selectieproces.