Veel recruitmentteams bouwen hun proces vanuit de tekentafel. Efficiënt, snel en overzichtelijk. Maar dan komt de realiteit: vacaturehouders haken af, kandidaten stappen uit en recruiters raken overbelast. Wat ging er mis? Simpel: het proces is ontworpen van binnenuit, zonder input van de mensen voor wie het bedoeld is.
Wie écht een toekomstbestendig recruitmentproces wil ontwerpen, begint niet met de procesflow maar met het ophalen van inzichten. Vanuit drie perspectieven: de klant, de kandidaat en het recruitmentteam zelf.
Wat is een proces eigenlijk?
Een proces is een serie samenhangende activiteiten, gericht op het behalen van een doel zo efficiënt mogelijk. In recruitment betekent dat:
Effectief: je haalt kwalitatief goede kandidaten binnen
Efficiënt: met zo min mogelijk kosten, tijd en energie
Een goed proces is dus niet alleen snel of goedkoop, maar ook doelgericht. En die balans vraagt om keuzes, gebaseerd op wat jouw stakeholders écht nodig hebben.
Inside-out versus outside-in ontwerpen
Er zijn twee manieren om een recruitmentproces te ontwerpen:
Inside-out: je tekent het proces vanuit recruitment of HR
Outside-in: je start met input van kandidaten, vacaturehouders en collega’s
De meeste organisaties kiezen onbewust voor de eerste optie. Begrijpelijk, maar riskant. Want zonder buitenperspectief vergroot je de kans op frictie, frustratie en mismatches. Outside-in ontwerpen betekent dat je de eindgebruiker serieus neemt en dat betaalt zich uit in draagvlak én resultaat.
Drie perspectieven die je nodig hebt
1. Het klantperspectief (vacaturehouder)
Wat verwacht de vacaturehouder van recruitment? Denk aan:
Wie schrijft de vacaturetekst?
Wie doet de cv-screening?
Verwacht men begeleiding bij interviews?
Gebruik een klantarena om dit op te halen: een sessie met 6–8 representatieve vacaturehouders uit verschillende afdelingen. Werk met een lijst van mogelijke services (intake, sourcing, selectie) en laat deelnemers deze prioriteren. Zo ontstaat niet alleen input, maar ook begrip en commitment.
Risico’s bij geen klantinzicht:
Lage participatie
Structurele ontevredenheid
Maverick buying (eigen bureaus inschakelen)
2. Het kandidaatperspectief
Wat verwacht de kandidaat van het sollicitatieproces? Denk aan:
Snelheid van terugkoppeling
Persoonlijk contact
Aantal selectiestappen
Organiseer een candidate arena met 6–8 representatieve kandidaten uit je doelgroep (liefst géén sollicitanten, om vertekening te voorkomen). Laat ze touchpoints ranken en toelichten.
Risico’s bij geen kandidaatinput:
Kandidaatuitval
Slecht werkgeversimago
Referralverlies en omzetdaling (zeker in retail)
3. Het recruitmentperspectief
Wat heeft het recruitmentteam nodig om doelstellingen te halen? Denk aan:
Realistische doorlooptijden
Betaalbare campagnes
Werkbare volumes per recruiter
Creëer een recruitmentarena met je eigen team en betrokken stakeholders (HR, marketing, communicatie). Breng doelen en randvoorwaarden in en toets deze aan de input van klant en kandidaat.
Typische aandachtspunten:
Vacaturevolumes versus beschikbare tijd
Snelheid versus kwaliteit
Budget versus ambitie
Breng alles samen in een ‘debrief’
Heb je alle input opgehaald? Bundel die dan in een overzichtelijk document:
Wat wil de klant?
Wat verwacht de kandidaat?
Wat is haalbaar volgens recruitment?
Zo zie je direct waar perspectieven elkaar versterken (bijvoorbeeld: iedereen wil betere interviews) én waar frictie zit (bijvoorbeeld: kandidaat wil snelheid, manager wil uitgebreide intake).
Gebruik dit overzicht als basis voor je procesontwerp en betrek je stakeholders actief in het bouwen én testen van de nieuwe flow.
Het resultaat: een proces dat klopt én blijft staan
Een proces dat ontworpen is op basis van inzichten:
Wordt beter begrepen en gedragen
Leidt tot hogere tevredenheid bij alle betrokkenen
Vermindert uitval, ruis en improvisatie
Maakt recruitment voorspelbaar en schaalbaar
Oftewel: minder ad-hoc, meer regie.
Wil je leren hoe je zo’n proces stap voor stap ontwerpt, met draagvlak, structuur en strategisch inzicht? Bekijk dan het opleidingsaanbod van Talentcraft en zet de eerste stap naar een recruitmentproces dat écht werkt.